Gutes Lizenzmanagement wird für Unternehmen zunehmend wichtiger

Immer mehr Unternehmen schaffen neue Positionen für Lizenzmanager. Deren Aufgabe ist es, den allgemeinen Wildwuchs an Software-Lizenzen im Unternehmen einzudämmen und sicherzustellen, Dass ein Unternehmen weder über- noch unterlizenziert ist. D.h. dass zu jedem benutzten Softwareprodukt die richtige Lizenz und der benötigten Menge erworben wird.

Überlizenzierung bedeutet, dass mehr Lizenzen gekauft wurden, als Software eingesetzt wird. Das ist z.B. bei falsch dimensionierten Volumenslizenzprogrammen oft der Fall und kann rasch teuer werden.

Ebenso kritisch ist Unterlizenzierung zu sehen. Das kann ebenfalls teuer werden, wenn ein Softwarehersteller zu unpassendsten Zeit Überprüfungen im Unternehmen durchführt (das Recht dazu behalten sich Anbieter oft im Kleingedruckten ihrer Lizenzverträge vor) oder schlicht Druck ausübt bzw. hart an Betrug und Schutzgelderpressung grenzende Geschäftsmodelle verfolgt.

Hinzu kommt die, durch das recht verwerterfreundlich gestaltete Urheberrecht ermöglichte enorme Vielfalt an Lizenzmodellen. Da lizenziert ein Hersteller nach Nutzern, der nächste nach Installationen, ein anderer nach Prozessoren im Rechner und wieder einer anderer nach Berechtigungsgruppen. Standardisierte, einheitliche Lizenzen haben sich nur im Open-Source-Bereich mit der GPL und Creative Commons durchgesetzt.

Auch können Schäden, die einem Unternehmen durch Falschlizenzierung entstehen, zur persönlichen Haftung der Geschäftsführer und Vorstände aufgrund verletzter kaufmännischer Sorgfaltspflichten führen – wenn dem nicht durch ein funktionierendes Lizenzmanagement vorgebeugt wird.

Das Thema Dokumentation des Lizenzbestandes ist zudem revisionsrelevant und wird zudem durch allesamt erst in den letzten Jahren neu erwachsene Pflichten wie SOX-Compliance oder Bewertungsvorschriften immaterieller Wirtschaftsgüter (zu denen die Lizenzen zählen) mit tangiert.

Hilfsmittel der Lizenzverwaltung ist ein funktionierendes Software Asset Management (SAM), also eine möglichst tagesaktuelle Bestandsverwaltung von Softwareprodukten und dazugehörigen Lizenzen, so dass ein Soll/Ist- Abgleich durchgeführt werden kann.  Dieses Monitoring erfordert aber im Prinzip eine dauerhafte und automatisierte Überwachungs- und Inventarisierungsmöglichkeit aller auf einen beliebigen Firmenrechner installierten Programme sowie ggf. eine Verknüpfung mit Personen. So wünschenswert das aus der Sicht der IT-Sicherheit sein mag, so problematisch ist es aus Sicht des Datenschutzes. Auch kann die dabei bewegte Datenmenge beträchtlich sein und entsprechend ausgestattete Datenbankserver erforderlich machen.

Mit dem Einsatz einer SAM-Software ist es jedoch noch nicht getan. Lizenzmanagement ist eine Funktion, die sowohl bei der Produktauswahl und der Softwarebeschaffung, als auch beim Vertragsmanagement (nicht jedes Lizenzmodell kann in jeder Lizenzmanagementsoftware abgebildet werden) sowie auch im Systembetrieb (Anbindung des Lizenzmanagements an die zentrale CMDB und die Inventarisierungssysteme) mit zu beteiligen und zu berücksichtigen ist.

Insgesamt ist das Handling der betrieblichen Lizenzvielfalt ein nicht zu unterschätzender Komplexitäts- und Kostentreiber. Das erfordert kluges Lizenzmanagement, um die damit verbundenen Kosten in Grenzen zu halten.